Seguimiento de la alianza
Una vez se ha firmado el contrato y la alianza ya está vigente, el trabajo no ha hecho más que empezar. Las alianzas fructíferas consisten sobre todo en relaciones, y una alianza requerirá un trabajo continuado que asegure su éxito. Ambas organizaciones deben ser perfectamente conscientes de la carga de trabajo que implica para que resulte fructífera.
El seguimiento de una alianza empresa-institución cultural implica mucho más que mantenerla en mero funcionamiento. Se trata de un proceso que asegure que la alianza produce resultados de manera continuada y, lo que es más importante, que es capaz de crecer y desarrollarse para hacer frente a nuevas exigencias.
Con frecuencia, el acuerdo inicial tiene lugar con un área de la empresa, pero con el transcurso del tiempo, la institución cultural descubrirá maneras de contactar con otras áreas. Probablemente la alianza se inicie focalizada en el marketing o las relaciones públicas, pero puede extenderse a las áreas de recursos humanos, producción o planificación.
Análogamente, en el caso del socio empresarial, la relación puede ampliarse a partir del área de marketing para abarcar otras actividades de la empresa, como los talleres de motivación del personal, talleres creativos para los directivos y el personal, actuaciones o encargos de obra para la asamblea anual de accionistas, y el “networking” en los estrenos e inauguraciones.
Tanto la empresa como la institución cultural se beneficiarán de que la alianza se extienda y difunda por toda la organización, disfrutando ambas partes de una relación a través de diversas áreas. Uno de los beneficios prácticos de que sea así es que la relación se mantiene si cualquiera de los directivos que haya estado en el inicio de la relación deja la organización, puesto que habrán otros, en ambos lados, que entienden sus beneficios, saben manejarla y desean que continúe. Este proceso puede describirse en tres palabras: relaciones, conocimiento, confianza.
El plan de gestión de una alianza establece de manera clara qué es lo que la alianza significa en la práctica. Un equipo de gestión de la alianza se encargará de su supervisión. Dependiendo de la envergadura de la alianza y de su duración quizás puedan haber dos equipos, uno de cada lado, con una interacción directa. La alianza puede ser gestionada por un único equipo, más reducido, si se mueve a una escala más reducida.
Resulta importante para ambas organizaciones que el equipo de gestión incluya personas de diferentes áreas, los cuales pueden reflejar de manera directa los elementos del plan de acción. Algunas grandes empresas dedican un equipo a gestionar sus inversiones culturales.
La gestión de la alianza debe incluir un proceso proactivo de resolución de conflictos, para atajar los temas rápidamente; procedimientos de comunicación para la información formal entre los socios, la información al personal, y la información al exterior, en particular a los medios; y una función de coordinación para las actividades en común. Las comunicaciones internas a la empresa resultan de vital importancia para hacer que el personal siga apoyando la alianza, y las comunicaciones externas son esenciales para conseguir una valiosa visibilidad en cuanto a las relaciones públicas.
Las informaciones formales periódicas de la marcha de la alianza, mensuales o trimestrales de acuerdo con la envergadura de la alianza, servirán para medir y poner de relieve los logros alcanzados, celebrar los éxitos, hallar soluciones a los temas que surjan y, lo que es de la máxima importancia, identificar oportunidades adicionales. La información periódica cubrirá temas tales como el gasto y su distribución en el tiempo, los progresos en relación al plan operativo y los temas que merezcan máxima atención.
